Proje Yönetim Süreçleri ve Teknikleri

Hangi alanda olursa olsun, bir projeyi yönetmek zor ve kapsamlı bir iştir. Proje yönetimi ayrıntıları planlamaktan müşterilerin sürekli değişen taleplerini karşılamaya kadar ters gidebilecek birçok unsur içerir. Projeyi yönetim süreçleri aşamalara bölündüğünde ise projeyi ve çıktı kalitesini kontrol etmek çok daha kolaydır.

Proje Yönetimi Nedir?

Bir proje, çıktılar, sonuçlar veya faydalar açısından tanımlanabilen, planlanan hedeflere ulaşmak için üstlenilen çabadır. Proje yönetimi ise maliyet, kalite, zaman gibi etkenlere dayanarak projenin hedefe ulaşması için gerekli yöntemin, becerinin, bilginin ve sürecin belirlenmesi ve uygulanmasıdır. Zaman ve maliyet proje yönetiminin kısıtlayıcı faktörlerdir. Bu nedenle, proje profesyonellerinin istenilen kaliteye ulaşmak için etkili insan yönetimi, bilgi ve deneyim gibi çok çeşitli becerilere ihtiyacı vardır.

Neden Projeleri Yönetmeliyiz?

Proje yönetimi, projeyi başlatan kuruluşun yararına bir ürün üretmeyi amaçlar. Proje yönetimi ürün teslimi için görev başlatır, planlar ve kontrol eder. Projeler bazı sebepler dolayısıyla resmi yönetime ihtiyaç duyar:

• Somut veya soyut bir şey üretmek
• Sınırlı bir zaman aralığına sahip olmak
• Değişimi yönetmek
• Riskleri yönetmek

Etkili proje yönetim süreçleri istenen nihai sonuca ulaşmayı kolaylaştırır, kaynakların verimli bir şekilde kullanılmasına olanak sağlar ve projenin ihtiyaçlarını karşılamaya yardımcı olur.

Projeleri Ne Zaman Yönetmeliyiz?

Proje olağan iş akışlarından farklı olarak kararlaştırılan bir bütçe ve zaman çerçevesi içinde bir sonuca ulaşmayı hedefleyen bir eylemi içerir. Projeler, geçici olarak bir araya gelen kişilerden oluşur. Çalışanların ekip çalışmasına adapte olma becerisi projenin başarısı için oldukça önemlidir. Proje yönetim süreçleri bu noktada devreye girer ve birbirinden ayrı iş alanlarını yöneterek hepsini tek bir noktaya yönlendirir.

Adım Adım Proje Yönetim Süreçleri

Bir projeyi birden çok aşamaya bölmek, projeye öngörülebilir bir tablo sağlar proje yönetim süreçlerinin takibini kolaylaştırır.

1. Proje Başlatma

Proje başlatma, proje yönetim süreçlerinin ilk adımıdır. Proje yöneticisinin projenin uygulanabilirliğini bir dizi proje yönetim belgesi aracılığıyla kanıtladığı aşamadır.

İş gerekçesi: Bir iş gerekçesi, projeye olan ihtiyacı, proje hedeflerini ve yatırım getirisini tanımlar.

Fizibilite etüdü: Fizibilite etüdü, projenin gerçekleştirileceği süreyi ve maliyeti tanımlar.

Proje başlatma belgesi: Projenin ne sunacağını tanımlar.

Proje Ekibini Oluşturma: Herhangi bir projeyi yürütmek için öncelikle bir proje ekibi oluşturulmalıdır. Bu, iş tanımları, roller ve sorumlulukların oluşturulmasını içerir.

Proje Yönetim Ofisi (PMO) Kurulumu: Proje yöneticisi ve destek personeli için kurulmuş fiziksel bir alandır. Proje yönetim ofisi ihtiyaç duyulan her türlü ekipmanı barındırmalıdır.

Başlangıç toplantısı gündemi: Proje ekibi ve paydaşlarının proje hedefleri hakkında tartışmak için bir araya geldiği proje başlangıç toplantısına kadar olan süreçtir.

2. Proje Planlama

Proje yönetim süreçlerinin ikinci aşaması proje planlamadır. Proje planlama her bir proje yönetim alanının nasıl yönetileceğini kapsayan proje planının oluşturulmasını tanımlar.

Proje Takvimi: Görevlerin yürütülmesi için zaman çizelgesini ifade eder. Proje yöneticilerinin, görev yönetimi için proje zamanlamasını sürekli olarak takip etmesi gerekir.

Proje Bütçesi: Tahmini tüm proje maliyetlerinin toplamıdır.

İş Kırılım Yapısı (WBS): Proje yöneticilerinin tüm faaliyetleri görselleştirmelerine ve ardından öncelik sıralamasına koymalarına olanak sağlayan proje planlama aracıdır.

Kapsam Yönetim Planı: Kapsam kaymasını önlemek için projenin nasıl kontrol edileceğini tanımlar.

Risk Yönetim Planı: Tüm potansiyel risklerin listelendiği bir risk kaydı oluşturmayı içerir.

Kaynak Yönetim Planı: Kaynakların nasıl elde edileceğini ve yönetileceğini tanımlar.

Paydaş Yönetim Planı: Tüm proje paydaşlarını tanımlar ve kullanılacak iletişim kanallarını ve iletişim stratejilerini tanımlar.

Performans Ölçüm Temeli (PMB): Proje kapsamını, bütçeyi ve zaman çizelgesini takip etmek için performans ölçüm temeli oluşturur.

3. Proje Yürütme

Proje yürütme aşaması, proje yöneticilerinin tüm proje yönetimi bilgi alanlarını denetlediği aşamadır.

Görev Yönetimi: Proje yöneticileri ve ekip üyelerinin görevini yönetmesini tanımlar. Görevlerin belirlenen zaman sürelerinde yürütüldüğünden emin olmak için izleme ve raporlamayı içerir.

Zaman Çizelgesi Yönetimi: Görev ilerlemesini, hedefleri, öncelikleri ve son teslim tarihlerini programla eşleştirmek için zaman çizelgesini denetlemeyi tanımlar.

Maliyet Yönetimi: Proje yönetim süreçlerinde, proje maliyetlerinin kararlaştırılan bütçeyi aşmaması için kontrol edilmesini tanımlar.

Kalite Yönetimi: Proje paydaşları tarafından belirlenen başarı kriterlerinin karşılanıp karşılanmadığını inceleyen denetlemeleri içerir.

Değişiklik Yönetimi: İş süreçlerini, bütçe tahsisini ve operasyonları denetleyip eksiklikleri iyileştirme sürecidir.

Tedarik Yönetimi: Satıcılar ve tedarikçilerle ilişkilerin yönetildiği süreçtir.

Kaynak Yönetimi: Kaynak planlaması, ekip sorumluluklarını, ekiplerin neye ihtiyaç duyduklarını ve nerede çalışacaklarını tanımlayan ve denetleyen süreçtir.

Ekip İşbirliği: Projenin başından itibaren ekip üyelerinin yakın iletişimde kalması gerekir. Süreç boyunca proje yöneticisi, ekibi çalışır durumda tutmak için kaynakları yeniler ve zamanı ayarlar. Ayrıca, riskleri belirler ve azaltır.

4. Proje İzleme ve Kontrol

Proje izleme ve kontrol, projenin yürütme aşamasıyla eş zamanlı olarak gerçekleşir. Proje yönetim süreçlerinin ilerlemesini ve performansını izlemeyi tanımlar. Kalite güvencesini garanti etmek için kalite kontrol prosedürleri uygular. Raporlama proje izleme aşamasının kritik bir parçasıdır. Hem proje yöneticilerinin ilerlemeyi takip etmesini sağlar hem de paydaşları sürece dâhil etmek için onlara veri sağlar.

5. Proje Kapanışı

Proje kapanışı nihai proje çıktılarının paydaşlara sunulduğu aşamadır.

Teslimatları Aktarmak: Proje, nihai bir teslimatı üretmeyi amaçlar. Teslimatları aktarmak proje yönetim süreçlerinin sonlanmasının başlangıcını temsil eder. Bu nedenle, tüm proje çıktılarının tanımlandığından, tamamlandığından ve teslim edildiğinden emin olunması gerekir.

Tamamlanmayı Onaylamak: Tüm paydaşlardan, müşterilerden ve proje ekibinden onay alınması gerekir. Bu noktadan sonra son dakika değişiklikleri gerçekleştirilmez.

Belgeleri Gözden Geçirmek: Proje yöneticisi, her şeyin yolunda olduğundan ve imzalandığından emin olmak için tüm sözleşmeleri ve belgeleri kontrol eder.

Kaynakları Serbest Bırakmak: Bir proje tamamlanmadan önce tüm çalışanlar, kiralıklar vb. resmi olarak serbest bırakılır ve herkese ödeme yapılır.

Otopsi Yapmak: Otopsi, biten projenin analiz edilmesidir. Her şey not edilir, böylece bir sonraki projede başarılar tekrarlanır veya hatalar düzeltilir.

Proje Yönetimi Teknikleri

Proje yönetim süreçleri istikrarı desteklese de her proje yöneticisinin projeyi ele alma biçimi farklılık gösterebilir. En uygun proje yönetimi tekniğini seçmek projeye, organizasyona ve proje yöneticisine bağlıdır. Proje yöneticilerinin proje yönetim süreçlerini uygulayabilecekleri birkaç farklı yaklaşım vardır.

Şelale ve Kritik Yol Yöntemi (CPM) gibi geleneksel, sıralı metodolojiler: Bu yaklaşımlar somut bir ürün üreten projeler için uygundur.

Scrum, Kanban, Extreme Programming gibi çevik metodolojiler: Bu metodolojiler orijinal olarak yazılım geliştiriciler için yaratılmıştır. Değişen görevleri veya öncelikleri olan projeler için uygundur.

Olay Zinciri Metodolojisi (ECM) ve Ekstrem Proje yönetimi gibi değişiklik yönetimi odaklı yaklaşımlar: Bu yaklaşımlar, projelerde gerçekleşebilecek değişiklik olasılıklarını hesaba katar ve projelere esneklik katar.

Yalın proje yönetimi gibi süreç tabanlı bir yaklaşım: Yalın bir tekniktir, verimliliğe ve israfı azaltmaya odaklanır. Tüm sektörler için uygundur.

Proje Yönetimi Metodolojileri

Farklı endüstrilerin ihtiyaçlarına uyum sağlamak ve proje yönetim süreçlerini kolaylaştırmak için birçok proje yönetimi metodolojisi geliştirilmiştir.

Şelale Proje Yönetimi: Paydaş istek ve ihtiyaçları projenin başında belirlenir ve ardından sıralı bir proje planı oluşturulur.

Çevik Proje Yönetimi: Katı bir proje planını takip etmeyen metodolojidir. Kısa süreli çalışma sprintlerini takip eden yinelemeli bir proje yönetimi yaklaşımıdır.

Scrum Proje Yönetimi: Ürün ve yazılım geliştirme için kullanılan popüler bir metodolojidir.

Yalın Proje Yönetimi (veya Yalın Üretim): Üretim süreçlerini iyileştirmek için icat edilen metodolojidir.

Kanban Metodu: Kanban, işi görsel panolar ve kartlar aracılığıyla yöneten bir proje yönetimi yaklaşımıdır. Kanban panoları, çevik ve scrum ekipleri tarafından sıklıkla kullanılır.

Altı Sigma: Üretim süreçlerini iyileştirmek için geliştirilen bir dizi araç ve tekniktir. proje yöneticilerinin proje yönetim süreçlerini tahmin etmesine olanak tanıyan proje çizelgeleme tek

Kritik Yol Yöntemi (CPM): Kritik yol yöntemi, niğidir.

Kritik Zincir Proje Yönetimi: Kısıtlamalar teorisine dayanır ve projeleri etkili bir şekilde yürütmek için kaynak yönetimini kullanır.

PRINCE2: Birleşik Krallık, Avustralya ve Avrupa ülkelerinde yaygın olarak kullanılan proje yönetimi metodolojisidir. PRINCE2, proje yöneticileri için tanımlar ve uygulamalar sağlar. PRINCE2 ayrıca Agile proje yönetimi metodolojileriyle zenginleştirilerek daha etkili bir kullanıcı deneyimi sağlayabilir.