Gün içinde tüm işleri halletmek ve kişisel hayata zaman ayırmak bazen çok zorlayıcı olabilir. Zamanın çok değerli olduğu günümüz dünyasında, hayata yetişebilmek için herkes özel bir çaba sarf eder. Başarısız olunduğunda da mutsuzluk ve yorgunluk hissi kaçınılmazdır. Bu sebeple zamanı etkili yönetmek özellikle iş dünyasının önemli bir parçası haline gelmiştir. İş süreçlerini daha da kısaltmanın birçok yolu vardır. Örneğin; şirketler dijital imza gibi teknolojileri benimseyerek hem çalışanlarının hem de müşterilerinin vaktini çalmaktan kaçınır. Zaman yönetimiyle ilgileniyorsanız hayatınıza uygulayabileceğiniz birçok etkili zaman yönetimi tekniğini değerlendirebilirsiniz.
Zamanı Yönetmek Neden Önemlidir?
Zamanı yönetmek, önemli görevlere öncelik vermek ve bunları yüksek kalite çıtasını korurken daha kısa sürede gerçekleştirmekle ilgilidir. Zaman yönetimini iyileştirmek isteme sebebi ne olursa olsun kişi artan üretkenlik, azaltılmış stres, iş akışınızın daha iyi kontrolü gibi birçok fayda görür. Kişi çalışma sürecinde odaklanmayı sürdürmeden ne kadar iyi olursa işinin verimliliği de o kadar artar. Verimli çalışmak işlerin İşlerin erken veya vaktinde bitmesine sebep olur ki bu kişisel hayata vakit ayırmaya olanak sağlar. Böylece aile, arkadaş ve hobilerle geçen zaman süresi artar ve hayat kalitesinde iyileşme gerçekleşir.
Etkili Zaman Yönetimi Teknikleri
Etkili zaman yönetimi teknikleri birçok kişinin hayatına uyarlayabileceği çeşitliliktedir. Kişilerin bu teknikleri hayatına hemen adapte etmesi başlangıçta zor olsa da süreklilik sağlandığı takdirde kişiler alışkanlıkları sürdürmekten mutluluk duyacaktır.
1. Zamanınızı Nasıl Harcadığınızı Bilin
Tek bir görev için gerekli süre kişiye veya işin doğasına göre farklılık gösterir. Zamanı nasıl harcadığınızı belirlemek için kendi yapılandırılmış planınızı kendiniz oluşturabilirsiniz. Bir görev süresi için standartlaşmış süreler yerine alışkanlıklarınıza ve çalışma sürenize göre çalışma döngüleri belirleyin. Süreyi başlatmadan önce görevin ana hatlarını tasarlayın ve zaman tahsisinizi buna göre ayarlayarak takip edin. Zamanı nasıl harcadığınızı göremiyorsanız, görevi tamamlamak için gereken süre iş için verilen süre kadar uzayacaktır.
2. Güne Bir Planla Başlayın
En etkili zaman yönetimi tekniklerinden biri güne başlarken gün içinde ne yapacağınızı önceden planlamaktır. Bunun için yapmanız gereken her şeyi bir listede toplayın. Tamamlanan her görevi listeden silin ve bunun size motivasyon sağlamasına izin verin.
3. Öncelikleri Belirleyin
Yapılacaklar listesini gelişigüzel bir şekilde hazırlamak yerine önceliklerinizi günün başında belirleyin ve sıralamayı önceliklerinize göre yapın.
4. Organize Olun
Önceliklere göre belirlediğiniz maddeleri gruplara ayırarak verimliliği bir seviye daha ileri taşıyabilirsiniz. Örneğin, benzer görevleri aynı anda yapmaya çalışın veya aynı anda yapmanız mümkün değilse peş peşe yapmayı deneyin. Böylece beyniniz yeni bir işe veya konuya uyum sağlamak için zaman harcamaz.
5. Uygun Şekilde Planlayın
Zaman yönetimi tekniklerinden bir diğeri öncelik sıralamasıdır. Küçük ve önemsiz işlerde fazla oyalanmak daha önemli işler için yeterli zaman ayıramamaya sebep olabilir. İşlerinizi listeleyin ve neyin önemli veya acil olduğunu belirleyin. İlk olarak acil işlerinizi, daha sonra önemli olan ama acil olmayan işlerinizi tamamlayın.
6. Başkalarından Yardım Alın
Bazı durumlarda işlerin erken veya zamanında bitmesi için başkalarından yardım alabilirsiniz. Yardım almak işlerin daha çabuk bitirilmesinin yanı sıra, daha verimli sonuç elde etmeye de yardımcı olabilir. Çevrenizde size yardım edecek herhangi biri yoksa uygun fiyat karşılığında işinizi yapmak isteyen serbest çalışanları değerlendirebilirsiniz.
7. Ertelemeyi Durdurun
Bir işe odaklanamıyorsanız veya sürekli erteliyorsanız bu davranışın köküne inmeniz gerekir. Ertelemeyi hayat alışkanlıklarınızdan çıkartmak etkili zaman yönetimi tekniklerinden biridir. Ertelemeye sebep olan sorunu belirledikten sonra sorunun çözümü için cevaplar arayın. Örneğin, zor olduğunu düşündüğünüz görevleri erteleme eğilimindeyseniz zor görevleri tamamladığınızda kendinizi ödüllendirin veya bir işi sıkıcı bulduğunuz için erteliyorsanız bu işleri günün daha üretken olduğunuz saatlerinde tamamlamaya çalışın.
8. Dikkat Dağıtıcıları Azaltın
Çalışma vakti boyunca dikkat dağıtıcılardan uzak durmak etkili zaman yönetimi tekniklerinden biridir. Bunun için ilk olarak nelerin dikkatinizi dağıttığını düşünün hatta gerekirse listeleyin. Örneğin, çalışmanın ortasındayken e-postaları kontrol etmekten, telefona cevap vermekten kaçının. İş akışınızı bozduktan sonra tekrar odaklanmak zaman alacağı için telefonunuzu sessizde tutmayı deneyin.
9. Çoklu Görevden Kaçının
Aynı anda birden fazla iş yapmak etkili zaman yönetimi tekniklerinden biri olarak görülse de doğru kombinasyon yapılmadığında süreç zaman alıcıdır ve verimsiz bir sonuç ortaya çıkarabilir. Birbiriyle alakası olmayan veya farklı konularda olan işleri aynı anda yapmaya çalışmak yaptığınız işin kalitesini düşürmekle kalmaz, ayrıca daha fazla zaman kaybetmenize sebep olur.
10. Sağlıklı Kalın
Zaman yönetimi teknikleri uygulamak hayatın düzene girmesine büyük oranda katkıda bulunsa da fiziksel veya zihinsel olarak sağlıklı değilseniz hiçbirinin anlamı yoktur. Gerçekten dinlenmiş olmadan çalışmaya çalışmak verimli bir sonuç almanızı engeller. Bu sebeple vücudunuza dinlenmesi gereken süreyi tanımaya özen göstermelisiniz.
11. E-postaları Sonraya Bırakın
Telefon bildirimlerinde olduğu gibi, e-posta da dikkat dağıtıcıdır ve zaman kaybına sebep olur. E-posta kontrolü iş akışını bozar, odağınızı dağıtır ve sonuç olarak üretkenliği kötü etkiler. E-postanızı veya telefonunuzu kontrol etmek için belirli bir zaman ayırın.
12. Yapılacaklar Listesi Oluşturun
Yapılacaklar listesi sadece iş görevlerinizi değil günlük hayattaki görevlerinizi de içerir. İki yönlü bir liste oluşturup maddeleri eksiltmeye çalışırsanız, işiniz ve kişisel hayatınız arasında denge kurmak ve zaman yönetimi tekniklerini uygulamak çok daha kolay olacaktır. Hazırladığınız listeyi gün içinde listeyi sürekli kontrol edin ve güncelleyin.
13. Toplantıları Azaltın
Toplantılar, ekip arkadaşlarıyla bağlantı kurmanın harika bir yoludur ancak aynı zamanda bazı durumlarda büyük bir zaman kaybıdır. Güncellemeler için sürekli toplantılara katılmak yerine proje yönetim araçları kullanın. Bu tarz uygulamalarda ekip üyeleri görevlerini gerçek zamanlı olarak güncelleyebilir, toplantılara gerek kalmaz.
Kazım Emre Akarsu, 2012 yılından beri Bilgisayar Mühendisi olarak çalışmaktadır. 2017 yılında Mesnet Bilişim Teknolojileri şirketini kurmuş ve Mespact Dijital İmza Uygulaması’nı geliştirmiştir.