Sektörünüz ve işinizin büyüklüğü ne olursa olsun zamanın değerini bilmelisiniz. Küçükken ailelerimiz ve öğretmenlerimizden işittiğimiz o, “vakit nakittir” sözü gerçekten de doğru. Zaman tasarrufu, dikkate almamız gereken en önemli konulardandır. Boşa harcanan zaman; boşa harcanan para, ziyan olan fırsatlar, tatminsiz müşteriler ve çok daha fazlası anlamına gelebilir.
Bununla birlikte zaman yönetimi, hızla bunaltıcı hale gelebilir. Bir girişimciyseniz, muhtemelen işinizde zaten birden fazla rolü yerine getiriyorsunuzdur. Zamanınızı etkili bir şekilde yönetmek ve enerji seviyenizi en üst düzeye çıkarmak istiyorsanız sizi destekleyecek tekniklere ve stratejilere ihtiyacınız var.
Öyleyse başlayalım.
Uzmanları İşe Alın
Akıllı, kendine güvenen işletme sahipleri her şeyi bildiklerini düşünmezler. Aksine, bir başkasının kendilerinden daha iyi bildiğini kabul eder ve onları takımlarında görmek isterler. Kendinizi daha zayıf, güvensiz veya bilgisiz hissettiğiniz alanları kapsaması için uzmanları işe almak, zaman tasarrufu sağlamanın en büyük adımlarından biridir.
Uzmanları uzun vadeli yatırımlar olarak görmelisiniz. İlk yatırım size bir tık fazla paraya mal olsa da arkasından gelecek olan ‘geri satın alacağınız’ zaman ve gönül rahatlığı, çoğu zaman bu masrafa değecektir. Bunun nedeni, uzmanların kendiniz için edinmeniz aylar hatta yıllar alabilecek uzmanlık bilgisini kullanarak sizin için işleri hızlı ve doğru bir şekilde yapabilmesidir.
Görevleri Yetkilendirin
Girişimciler çok yönlülükleriyle tanınırlar. Ancak birçok rolü üstlenebilmeniz, bunu gerçekten yapmanız gerektiği anlamına gelmez. Daha basit ya da gerçekten daha çok uzmanlık gerektiren görevleri uygun ekip üyelerine veya dışarıdan uzmanlara devredin.
Bu tür görevler zaman alıcı olabilir, ancak içeriden bilgi gerektirmemesi ve gerektiğinde dışarıdan temin edilebilmeleri onları talep edilebilir yapar.
Yapılacaklar listenize, özellikle tekrar eden görev ve süreçlere göz atın ve bunlardan kaçının başkalarına devredilebileceğini değerlendirin. Daha sonra yalnızca sizin yapabileceğiniz görevlere odaklanmak için yeterli zamana ve boş alana sahip olacaksınız.
Süreçleri Otomatikleştirin
Girişimcilerin ve iş insanlarının zaman tasarrufu söz konusu olduğunda bu aşamayı gözden kaçırması şaşırtıcıdır. Süreçleri otomatikleştirmek, işletmelere büyük bir zaman tasarrufu sağlar.
Fatura ödeme, fatura gönderme veya belge dosyalama gibi olağan görevlerin tümü otomatikleştirilebilir.
Zaman Denetimi Yapın
Kendinize birkaç dakikanızı ayırın ve zamanınızı ne yaparak geçirdiğinizi düşünün. Kendinizi tekrar tekrar yaparken bulduğunuz görevler var mı?
Zamanı boşa harcadığımız bazı yollar, dikkatimizi onlara yönlendirene kadar o kadar da göze çarpmaz. Belki de zamanınızın çoğunu sosyal medyada gezinerek geçirdiğinizi fark edeceksiniz. Bir listeniz olduğunda gereksiz şeylere harcadığınız zamanı nasıl azaltabileceğinizi ve gerekli görevleri biraz daha verimli hale getirebileceğinizi görmeye başlayabilirsiniz.
Dosyaları Özenle Adlandırın ve Yönetin
Pazarlama materyallerini, faturaları, belgeleri, fotoğrafları ve diğer iş içeriğini depolamak için bilgisayarınızın dosyalama sistemini kullanıyor olabilirsiniz. Ancak gün içinde yeni materyaller oluşturduğunuzda bu dosyaları doğru klasöre kaydetmeniz önemlidir.
Aceleyle onları “Yeni Belge 2” gibi bir adla kaydetmeyin çünkü daha sonra bir sosyal gönderi oluşturmak veya bir potansiyel müşteriye içerik göndermek için ihtiyacınız olduğunda dosyayı hızlı bir şekilde bulmakta zorlanacaksınız.
Uygulanabilir Bir Program Oluşturun
Programınız konusunda gerçekçi olun, onu yönetilebilir ve basit tutun. Bu, randevular ve görevler arasında acele etmekten kaçınmanıza yardımcı olacak. Böylelikle, görevlerinize daha verimli bir şekilde odaklanabileceksiniz. Randevuları planlayın ve katılım sağlayabileceğiniz davetleri kabul edin. Bu, üretkenliğinizi artırmanıza ve zaman tasarrufu yapmanıza yardımcı olabilir ve zaman çizelgenizi yeniden düzenlemek ve yeniden planlamak için zaman kaybetmekten kurtulabilirsiniz.
Dijital İmzaya Geçiş Yapın
Dijital imzaya geçiş yapmak sizi bir sürü fiziksel evrak, belge ve kâğıt işinden kurtaracağı için büyük bir zaman tasarrufu sağlar. Diğer yandan dijital bir imza ile sözleşmeleri uzaklardaki taraflar ile kolayca imzalayıp, imzalatabilir postanın gelmesini günlerce beklemezsiniz.
Gününüzü Bir Planla Bitirin
İş gününüze, gün için belirlenmiş bir hedef listesiyle başlamak istiyorsanız eğer o listeyi bir gece önce yapmanız gerekir. Mesai bitiminin sonunda, ertesi gün size lazım olabileceğini düşündüğünüz önemli herhangi bir şeyi not etmek için zaman ayırın. Böylelikle önceliklerinizi karıştırmaz, önemli herhangi bir e-postayı ya da toplantıyı unutmazsınız.
Kazım Emre Akarsu, 2012 yılından beri Bilgisayar Mühendisi olarak çalışmaktadır. 2017 yılında Mesnet Bilişim Teknolojileri şirketini kurmuş ve Mespact Dijital İmza Uygulaması’nı geliştirmiştir.