Ofiste Kağıt Tasarrufu İpuçları 2024

Kağıttan tasarruf etmeniz sizlere yalnızca belgelerinizi dijital ortamda saklayarak onları daha iyi muhafaza etmenizi sağlamakla kalmıyor, aynı zamanda karbon ayak izinizi azaltarak çevre dostu bir ofis anlayışı sürdürmenizi sağlıyor. Günümüzde sürdürülebilirlik proje ve girişimlerine dair önemin arttığını gözlemliyoruz. Öyle ki, pek çok şirket çevre dostu önlemlerden faydalanarak dijital dönüşümden payını alıyor.

Örneğin; birçok kişi ve kurumun güvenle tercih ettiği dijital imza platformu Mespact, karşılıklı onay gerektiren belgelerin tek platformda paylaşılmasını sağlayarak belge karışıklığının önüne geçiyor. Platform, bunu yaparken kağıt israfını önlemekle kalmıyor; belgeler üzerinde kolayca düzenleme ve yorum yapılabildiği için verimliliği sürekli tutuyor.

Bu yazıda sizlere ofisinizde kağıt tüketimini azaltacak ve mali açıdan hafiflemenizi sağlayacak kağıt tasarrufu ipuçları vereceğiz.

Keyifli okumalar!

Kağıtsız Ofisler

Daha önce kağıtsız ofis kavramını duymuş muydunuz? Dijitalleşmenin hem günlük hayat hem de iş hayatı üzerindeki etkilerinin yoğunlaşması ve dijital dönüşüm kavramının önem kazanması ile bireyler ve organizasyonlar artık işlerini hiç kağıt kullanmadan halledebiliyorlar.

Ancak yine de istisnasız her gün kullandığımız bu ürüne olan bağımlılığımızın ortadan kalkması için önümüzde uzun bir yol var. Ofisler genel olarak kağıt tüketiminin en yaygın olduğu yerler. Pek çok ofis çalışanı hala kağıda basılmış metinleri okumayı dijital ortamda okumaya tercih ediyor. İnsan alışkanlıkları ve çeşitli yerleşik pratikler göz önüne alındığında bu durum göze anlaşılır görünse de kağıt israfı çevre üzerinde tahmin edebileceğimizden çok daha yıkıcı etkilere yol açıyor.

İş akışının kağıtsız hale getirilmesi günümüzde rekabet şartlarında ayakta kalabilmek adına bir zorunluluk haline gelen dijital dönüşümü destekliyor. Bununla beraber, kağıtsız ofisler akıllı ofis yapılarını desteklemenin yanı sıra işletmelere verimlilik ve maliyet avantajları da sağlıyor. Kısacası kağıt tüketimini azaltmak için alınan önlemler, organizasyonlara ekstra sorumluluklar yüklemenin ve işleri karmaşıklaştırmanın aksine süreci kolaylaştırıyor.

Kâğıtsız Ofis Düzeni Nedir?

Kâğıtsız ofis düzeni, evrakların tamamı ile dijital bir şekilde çalışan, elektronik ortamda ve hızlı erişilebilen bir çalışma alanıdır. Kâğıtsız ofis düzeninin altında yatan temel fikir aslında çoğu sektörde belgelerin basılmasına gerek olmamasıdır. Örneğin sözleşmeler ofiste oluşturulabilir, kişilere e-posta ile gönderilebilir ve aynı zamanda elektronik imzalanabilir. Kâğıtsız ofis düzeni ile şirketteki kâğıdın hacmini azalırken belgeleri dijitalleştirmenin avantajı ise en yeni sürümün pek çok kişi tarafından anında kullanılabilmesidir. Güncel ve doğru bilgilere erişim, her sektörde en önemli noktalardandır. Dijitalleştirilmiş belgelere nazaran kâğıdın oldukça dezavantajı vardır. Kâğıt dokümanlar oluşturma ve saklama için önemli ölçüde personel süresi gerektirir. Posta gönderme, kâğıt işlemeye bir başka vakit ve para katmanı yükler. Kâğıt belgelerin alfabetik şekilde oluşturulması aynı zamanda tarihe göre saklanması da gerekir. Kâğıt belgeyi bulmanın yolu nasıl depolandığını bilmektir. Kâğıtsız ofis düzeninin önündeki sorunlardan biri aslında insan faktörüdür. Çok sayıda firma geleneksel bir biçimde kâğıt odaklı düzene alışkın olmuştur ve bu alışkanlıkları değiştirmek oldukça güçtür. Bunu dışında kâğıtsız ofis düzeninin uygulanması çevresel faydalar sağlayabilir. Kâğıt üretiminin, küresel ısınmayı arttırdığı söylenen sera gazlarının üretiminin dışında, yeşilin azalmasına ve kirlenmeye de neden olduğu belirtiliyor. Kâğıtsız ofis düzeninin avantajları:

• Evraklar, kâğıtsız ofis kullanılarak rahatlıkla bulunabilir. Bu durum iş günü süresince önemli ölçüde zaman tasarrufu sağlar.
• Bir belge aynı anda çoğaltılabilir, fakslanabilir ya da işlenebilir.
• Kâğıtsız ofis düzeni sayesinde, birden fazla kullanıcı aynı anda aynı belgeye kolay bir şekilde erişmesini sağlar.
• Kâğıtsız ofis daha geniş ve verimli depolama sağlar. Büyük miktarlarda evraklar tek bir bilgisayarda saklanabilir. Böylelikle büyük dosya dolaplarına ihtiyaç kalmaz.
• Herhangi bir belge, şirkette bir noktadan diğerine fiziksel bir şekilde taşınmak zorunda olmaz.

Tüm Basılı Materyallerinizi Tarayın

Hangi sektörde olduğunuza, çalışan sayısına ya da sunulan hizmet türüne göre şirketin iş süreçlerinde kullanılan çok sayıda belge yer almaktadır. Bu belgelerin formatları ve içerikleri, dijital alana aktarılmadan önce iyi bir biçimde tasnif edilmelidir. İlk başta sisteme doğru tanımlanmamış belgeler, dijital ortama aktarıldıktan sonra sorun yaratabilir. Bu aşamada her bölümün ya da ekip üyesinin kendi sorumluluğu altında olan belgeler için yapması gereken çalışmaları kontrol edin ve bütün çalışmaları bir takvime bağlayın. Bu sürecin takip etmemek sistemsel dönüşüm çalışmalarında karşılaşılan en büyük sorunlardan biridir. Kâğıtsız ofis düzenine problem yaşamadan geçiş için bazı cihazlara sahip olmanız gerekiyor. Kâğıtsız iş akışını yönetmek elektronik yazılım programlarını ve veritabanlarını seçtikten sonra kâğıt belgelerinizi dijital ortama aktarabilirsiniz. Bu noktada belge tarayıcı kullanmak gereklidir. Geçişin bu basamağında dijital dosyaları yüklemeye başlayın. Bir belgeyi imzalamak ve analiz etmek için tablet kullanabilirsiniz. Dosyaları yüklemek vakit alabilir fakat her belgenin doğru bir biçimde aktarılması için dikkatli çalışmak önemlidir. Çok fonksiyonlu yazıcılar ve dijital baskı makineler kâğıtsız ofis düzenine geçiş için önemli cihazlar arasında bulunmaktadır.

Dokümanlarınızı Bulut Ortamına Taşıyın

Dijital ortama aktardığınız belgeleri bulut depolama alanı ile güvenli bir şekilde saklayabilirsiniz. Bulut depolama bilgi güvenliği ile beraber multimedya dosyalarına her daim her yerden ulaşabilme imkânı sağlıyor. Kâğıtsız ofis düzeni için dijital dönüşüm döneminin en önemli noktalarından biri bulut depolama çözümleridir.

Dijital İmza Teknolojisi İle Tanışın

Dijital imza, dokümanın güvenli, hızlı ve kolay bir biçimde, dijital olarak ilgili sürecin tamamlanması için kullanılan teknolojidir. Dijital imza elektronik parmak izi gibi görülebilir. Kodlanmış bir şekilde dijital imza, imzalayanı kayıtlı işlemdeki bir belgeyle doğru bir biçimde ilişkilendirir. Dijital imzalar, en üst seviyede güvenlik ve evrensel kabul için genel anahtar altyapısı (PKI) ismi verilen bir biçim kullanır. Islak imzalarda olduğu gibi dijital imzalar da benzersizdir. Birey, elektronik şekilde bir belgeyi imzaladığında her daim güvenli bir biçimde saklanan özel anahtar ile imza oluşturulur. Matematiksel algoritma, şifre gibidir; imzalı evrakla eşleşen veriler oluşturur ve bu verileri şifreler. Oluşturulan şifreli veriler, dijital imzadır. İmza aynı zamanda evrağın imzalandığı vakitle işaretlenir. İmzalamadan sonra evrak değişirse dijital imza geçersiz olur. PKI yöntemi ile dijital imzalar, imzalandıktan sonra evrakta sahtecilik ya da değişiklik yapılmasını engellemeye yardımcı olan bir teknoloji kullanır. Dolayısıyla artık dijital imza, iş akışını konforlu hale getirmesi, zaman ve bütçe tasarrufu sağlaması gibi önemli artılarının yanında en kritik konu olan güvenlik söz konusu olduğunda da hiçbir soru işaretine yer vermemesi ile global dünyada kendine önemli bir yer edinmeye başlamıştır.

Bir iş yerinde dijital imzaları kabul etmek büyük bir karar gibi görünmeyebilir. Ancak ofis çalışanlarının bir yıl içerisindeki kâğıt tüketimi düşünüldüğünde kaynak ve bütçe bakımından önemli ölçüde verimlilik sağlar. Geleneksel yöntemler, ideal kâğıtsız ofis oluşturma çabalarını geri plana atmaktadır. Bu yüzden dijital imza teknolojisinden faydalanmak, kâğıtsız ofis düzenine geçiş için önemli bir basamaktır. Dijital imza teknolojisinin faydaları;

• Zaman tasarrufu ve hız: Dijital imza sayesinde işlerinizi kolayca halledebilir zamanınızı daha verimli kullanabilirsiniz. Belgelerinizi dijital ortamda imzalatmak, iş süreçlerinize pek çok fayda sağlayacaktır.
• Düşük maliyet: Kâğıt ve mürekkep maliyeti firmalar için önemli bir harcama kalemidir. Dijital imza sayesinde bu harcamalar, doğal olarak azalmaktadır.
• Güvenilir teknoloji: Belgelerinizi arşivlerken herhangi bir kaybolma sorunu ile karşılaşmazsınız.
• Çevresel etki: Dijital imza teknolojisi ile kâğıt kullanımını minimuma indirerek doğaya verilen zararı ortadan kaldırabilirsiniz.

Mespact, belgelerinizin dijital alanda imzalanmasına yardımcı olan bir platformdur. ‘Kazandıran imza’ sloganı ile zamandan tasarruf ederek belge işlerinizin daha çabuk halledilmesine imkân tanır. İmzalanan belgeler için de ayrıca depolama alanından kazandırır. Belgelerinizin erişebilirliğinde kolaylık sağlarken fazla kâğıt kullanımının önüne geçerek çevreye fayda sağlar. Siz de dokümanlarınızı Mespact ile imzalatarak ayrıcalıklarından faydalanabilirsiniz. Mespact platformu için uygulamanız gereken adımlar;

1) Sisteme kayıt olun.

2) Mevcut dokümanınızı yükleyin veya yeni doküman tasarlayın.

3) Dokümanı imzalayacak kişi veya kişilere gönderin.

4) İmzalanan dokümanlarınıza dilediğiniz an kolayca ulaşın.

Dijital imzayı kullanabileceğiniz alanlar;

• Gizlilik Sözleşmeleri,
• Gayrimenkul kira/satış kontratları,
• Okul kayıt sözleşmeleri,
• Konut ve araç kiralama sözleşmeleri.

Çalışanlarınızın Dijital İnovasyonlara Yönelik Eğitimler Almasını Sağlayın

Çalışanlarınıza yeni programları nasıl kullanacakları yönünde eğitimler almalarına imkân tanıyın. Örneğin; değişim için ekibinizdeki her kişiyle bire bir oturumlar ayarlayın. Dijital yeniliklere geçişte destek olması için kullanımı basit bir yazılım programı seçebilirsiniz. Kâğıtsız ofis düzenine geçerken bütün bireylerin hem hazırlık aşamasında hem de dönüşümden sonraki süreçlerde neler yapması gerektiğini bilmesi önemlidir. Ekibiniz yeterli donanıma ulaştıktan sonra, bu süreç hakkında bütün iş ortaklarınızı, tedarikçilerinizi ve müşterilerinizi bilgilendirmek gerekli olacaktır. Bu durumda çalışanlarınız arasından bazı kişileri müşterilerin eğitimi için görevlendirebilirsiniz.

Dijital dönüşüm her alanda olduğu gibi kâğıtsız ofis düzenine geçiş de tek seferde yapılınca tamamlanan bir proje değildir. Devamlı olarak iyileştirme fikrini sürdürün ve elde ettiğiniz sonuçların belirlediğiniz hedeflere ne kadar yaklaştığını düzenli bir şekilde ölçün. Şirket içindeki karlılık, verimlilik ve müşteri memnuniyeti gibi önemli konuları gözlemleyerek sistemin sorunla karşılaştığı noktaları aşmak için, gerekli müdahaleleri konusunda vakit kaybetmeden harekete geçin. Şirketiniz kâğıtsız bir düzene geçtiğinde pek çok avantaj ortaya çıkabilir. Ekibinizden değişiklikle ilgili geri bildirim almak için anket yapabilirsiniz. Ofisinizi iyileştirmeye geri bildirimlerini kullanmayı unutmayın.

Kağıt Tasarrufu Yapmak İçin Öneriler

Gelin birlikte yakından inceleyelim:

Çevrimiçi platformlara geçiş yapın

İşletmenizde müşteri memnuniyeti anketleri veya ürün geri bildirim formları kullanıyorsanız çevrimiçi formları kullanmak kağıt formlardan daha uygun, verimli ve daha ucuzdur. Ayrıca çevrimiçi formlar, şirketinizin kullandığı diğer iş yazılımlarını otomatik olarak entegre etmenize olanak tanır. Örneğin artık birçok işletme dijital sözleşmeleri etkin bir şekilde kullanabilmektedir. Günümüzde birçok çevrimiçi form oluşturucular; yanıtları kalem, kağıt ve hatta Wi-Fi olmadan toplamanıza olanak tanır.

Dosyalarınızı dijital olarak arşivleyin

Belgelerle dolup taşan birden fazla dosya dolabınız varsa şayet dosyalarınızı dijital olarak kaydetme zamanınız gelmiş demektir. Belgelerinizi bir sunucuya veya bulut tabanlı bir sisteme kaydetmek yalnızca çevre dostu bir çözüm olmakla kalmaz, aynı zamanda ofis üretkenliğini iyileştirebilir ve depolama maliyetlerinden tasarruf sağlayabilir.

Şirket politikalarından işe alım prosedürlerine kadar belgeleri çevrimiçi depolamak, çalışanların bunlara boş zamanlarında erişmelerine olanak tanır. Ayrıca, organize bir dijital sistem, dosyaların istediğiniz gibi saklanmasını ve karışıklık içinde kaybolmamasını sağlar.

Ofis içi güncellemeleri e-posta gibi araçlarla yapın

Şirket güncellemelerini kağıt aracılığıyla yapmaya çalışmak unutkanlığı artıracaktır. Kağıt güncellemelerinin aksine e-posta ve metin mesajları çevreye zarar vermeden tekrar tekrar gönderilebilir. Aynı zamanda elektronik metinlerin hatırlanma olasılıkları haftalar önce masaya konan bir kağıt parçasından daha fazladır.

Yazdırmadan önce iki kez düşünün

Şirket duyurularını dijital olarak dağıtmak yerine yazdırmayı tercih ediyorsanız, birden fazla kopya yazdırmak yerine toplu bir bülten yayınlamayı düşünün. Şirketin yemekhanesi veya sigara içme alanı gibi sosyal alanlar, iş arkadaşlarınızın dikkatini çekmek için ideal yerlerdir. Yalnızca bir kopya yazdırarak kağıttan tasarruf edersiniz ve çalışanlarla ilgili tüm güncellemeler için bir merkez oluşturursunuz.

Ek olarak, uzun bir belge yazdırmayı planlıyorsanız belgeyi iki kez gözden geçirin. Örneğin, bir belgenin taslağını ofiste dağıtıyorsanız tüm ekip üyelerini revize yapmaya teşvik edin. Baskıya gitmeden önce işinizi mükemmelleştirerek her revizyon turunda boşa harcanacak kağıdın önüne geçersiniz. Böylelikle kağıt tasarrufu sağlayabilirsiniz.

Çekler yerine dijital bankacılığı tercih edin

Birçok kuruluşta, çalışanlara fiziksel çeklerle ödeme yapılması yaygındır. Bu, özellikle zarflarla kullanıldığında kağıt tasarrufunun önündeki büyük bir engeldir. Kağıtsız bir seçenek, yalnızca kağıt tasarrufu sağlamakla kalmayıp aynı zamanda çekleri yatırmak için bankaya gitmeleri gerekmediğinden çalışanlarınıza zaman kazandırır.

Dijital notlar alın

Genel olarak konuşursak tüm toplantılar bir gündem veya özetten yararlanır. Tüm katılımcılara bir bildiri özeti dağıtmak aynı maddeyi 20’den fazla kez yazdırmak anlamına gelebilir. Bunun yerine, dijital özetlerle desteklenen kağıtsız toplantıları tercih edin. Beklentileri yönetmeye yardımcı olmak için gündemi, toplantı davetiyle birlikte iletin. Bu şekilde tüm katılımcılar kısa bilgiyi önceden alır ve buna göre hazırlanabilir.

Geri dönüştürülmüş kağıt satın alın

Geri dönüştürülmüş kağıt her kalınlıkta mevcuttur ve baskı performansını ve kalitesini değiştirmez. Geri dönüştürülmüş kağıdın yanı sıra organik pamuktan, kenevirden veya önceden geri dönüştürülmüş kağıttan yapılmış kağıt satın almayı da düşünebilirsiniz. Bunu yapmak, kağıt ihtiyaçlarınızı eksiksiz tutarken çevreye yardımcı olmanın harika bir yoludur.

Özet

Ofiste kağıt tasarrufu yapmak çevre bilincine sahip tüm işverenler için bir zorunluluktur. Ayrıca kağıtsız ofis anlayışını benimsemek yalnızca ağaçları ve diğer kaynakları kurtarmakla kalmaz, aynı zamanda işletmenize maddi rahatlık da sağlar.

Notları ve şirketle ilgili diğer bilgileri göndermek için e-posta veya dijital iletişim araçları kullanmaya karar vermek kağıt ve zaman tasarrufu sağlayacaktır. Belgelerinizi ve verilerinizi bulutlarda veya sabit disklerde depolamak ofis alanından tasarruf sağlar ve evrak işlerini azaltır.