Günümüzün en çok konuşulan kavramlarından biri olan otomasyon stratejisi iş süreçlerini daha hızlı ve verimli şekilde yürütmeyi sağlar. Kurumsal sürdürülebilirlik noktasında önemli olan otomasyon teknolojisi, maliyetleri düşürdüğünden birçok şirket için vazgeçilmez olmuştur. 7/24 sanal iş gücü yaratması da bu stratejinin iş yerleri tarafından hızla benimsenmesini sağlamıştır.
Otomasyon Stratejisi Nedir?
Otomasyon stratejisi şirketlere iş süreçlerinin otomasyonu için kapsamlı ve pratik bir yöntem sunar. Bu uygulamalar, Robotik Süreç Otomasyonu (RPA) ve İş Süreci Otomasyonu (BPA) çerçevesinde çeşitli stratejilerle sunulur. Dijital çağda şirketlerin büyük bir kısmı, dijital iş akışını sabit duruma getiren ve hızlandıran teknolojilerden yararlanmaktadır. Bu strateji de modern dünyada şirketlerin en çok kullandığı dijital uygulamalardan biridir. Bu strateji; güvenlik, operasyon, uygulama mühendisliği gibi birçok BT uygulamasını içerir.
Neden Önemlidir?
Şirketler, modern dünyanın hızlı temposunda etkin çalışmalar yürütmek için otomasyon teknolojisine güvenmektedir. Yapay zekâ (AI), robotik ve otomasyon teknolojileri, şirketler tarafından iş süreçlerini basite indirgemek ve fazla iş yükünü azaltmak için güvenle tercih edilir. Otomasyon stratejileri, şirketler tarafından üretkenliği artırmak ve çalışan memnuniyetini yükseltmek için de kullanılır.
Son yıllarda yapılan bazı araştırmalar, bu stratejiyi kullanan işletme çalışanlarının kullanmayanlara göre daha memnun ve motive olduğunu ortaya koymuştur. Çalışanlara ofiste daha fazla özgürlük alanı tanıyan bu teknoloji, uzun vadede şirketin gidişatını da olumlu etkiler. Çünkü bu strateji uygulanmayan bir işletmede sürekli monoton görevler olur ve bunlar verimi düşürerek zaman öldürür.
Otomasyon Stratejisi Temel Unsurları Nelerdir?
Otomasyon stratejisi temel olarak şu unsurlardan oluşur:
- Otomasyon Vizyonunu Tanımlayın: Şirket özelinde uygulanacak stratejinin vizyonunun belirlenmesini içerir. Hedeflerinizi ve ulaşmak istediğiniz noktayı belirleyerek buna uygun bir strateji belirlemelisiniz.
- Otomasyon Yönetim Merkezi Oluşturun: Hedef noktasını belirledikten sonra bu stratejinin ideal şekilde yönetilmesi gerekir. Otomasyon yönetim merkezini sağladıktan sonra düzenli kontrol sağlamak hayati önem taşır.
- Otomasyon Aracı Seçin: Şirketiniz için belirlediğiniz stratejiyi uygulamak için bir araç belirlemelisiniz. Bunun için birden fazla araç ve teknik gerekebilir. Çünkü her aracın sahip olduğu zayıf ve güçlü yönleri vardır.
- Ekibi Bilgilendirin: Planladığınız stratejinin başarılı olması için çalışanlarınızın bu stratejiden haberi olması gerekir. Çünkü ekip, kurgulanan stratejide itici güçtür.
- Süreç İyileştirmesini Atlamayın: Stratejinin tüm faydalarını ortaya koyabilmek için düzenli olarak süreç iyileştirmesi yapmak gerekir. Şayet kötü giden bir stratejisi varsa bunun değiştirilmemesi risk oluşturacaktır.
Otomasyon Stratejisi Yol Haritası Nasıl Oluşturulur?
Bu stratejiyi oluşturmak için kendi yol haritanızı çıkarabilirsiniz. Aşağıdan bunun için gerekli olan adımlara ulaşabilirsiniz:
- Plan Oluşturun: İşletme olarak etkili bir strateji planı çıkarmalısınız. Temel süreç otomasyonu, oluşturma, yürütme ve platform seçimi gibi birçok noktanın bu aşamada belirlenmesi gerekir. Burada her noktanın kapsamlı şekilde belirlenmesi minimum riskle ilerleme vadedecektir.
- Yapıyı Tasarlayın: Belirlediğiniz otomasyon programının yapısını tasarlanmanız gerekir. Sağlıklı bir strateji, şirketlere engelleri azaltan bir profil sunar. Yönetim çerçevesi işin doğasına özgü olarak ilerlese de şu unsurları içermelidir: İletişim stratejisi, güvenlik stratejisi, temel performans göstergeleri, saldırı timleri ve ruhsatların alınması.
- Süreç Otomasyonu Geliştirin ve Bunu Dağıtın: Bu adımda verilen görevleri otomatikleştiren botların oluşturulması gerekir. Bunun için kapsamlı bir BT ekibine de gerek yok. Günümüzde birçok kodsuz platform mevcut. Otomatik süreçleri hazırladıktan sonra şirketin geneline dağıtarak devam edebilirsiniz.
- Test Edin ve Yönetmeye Başlayın: Şirketler, bu adımı kazanımları değerlendirmek ve zorlukları tanımlamak gibi amaçlar için uygular. Üst seviye verim ve kapsamlı bir yönetim için bu adımın kesinlikle uygulanması gerekir.
- Ölçeklendirme Yapın: Bu aşama, bir önceki adımların olması gerektiği gibi yürütülmesi noktasında son derece önemlidir. Hedeflenen başarının tam anlamıyla sağlanması için bu aşamaya ekstra özen gösterilmesi gerekir. Şirketler, otomatikleştirilmiş süreçleri ölçeklendirmeden önce bir önceki adımların eksiksiz olduğundan emin olmayı tercih ederler.
Stratejiyi Adım Adım Uygulamanın Avantajları Nelerdir?
Bu strateji adım adım uygulandığında birçok avantajı beraberinde getirir:
- Daha iyi çalışan katılımı
- Daha hızlı büyüme
- Elde edilmiş çalışan bağlılığı
- Verimli ve üretken çalışma ortamı
- Zaman kaybını önleme
Otomasyon stratejilerinin tüm iş yapısına entegre edilmesi, yeni iş akışı avantajları kazanma noktasında önemlidir. Bir strateji belirlendiğinde bunun şirketin tüm departmanlarına tanıtılması gerekir. Manuel süreçlerden otomasyon süreçlerine geçen çalışanlar için ilk etapta adaptasyon sorunu oluşabilir. Ancak ilerleyen vadede bunun birçok avantajı görülecektir. Bu nedenle şirket çalışanlarının düzenli olarak teknoloji eğitimlerinden geçirilmesi gerekir.
Dijital Dönüşüm İçin Etkisi Nedir?
Bir şirkette ekip üyelerinin istek ve ihtiyaçlarının karşılanabilmesi için iş gücünün azaltılması ve üretkenlik ortamının artırılması gerekir. İnternet tabanlı araç ve teknolojilerin şirketin iş süreçlerine dâhil edilmesi, ilgili organizasyonun pazardaki rekabet ortamında tutunmasını sağlar. Modern güvenlik yazılımları, mobil teknolojiler, bulut bilişim çözümleri ve otomasyon teknolojileri, bir iş yerinde daha verimli ve üretken çalışanların olmasını sağlar.
Bu stratejiye geçiş noktasında şirketinizin çalışanlarına destek olabilir ve hata oranını minimuma indirebilirsiniz. Etkili zaman yönetimi ve üretkenlik, şirketin uzun vadede daha fazla kâr elde etmesine katkıda bulunur. Çalışanların tekrarlanan sıkıcı işleri makinelere devretmesi, daha yüksek katma değere sahip işlere odaklanmaları anlamına gelir. Otomasyon teknolojilerine geçmek yalnızca çalışan memnuniyeti değil müşteri memnuniyeti noktasında da değer sağlar. Müşteriler için değer yaratmak, şirketin yapısına uygun bir dijital dönüşüm ile mümkün olabilir.
Kazım Emre Akarsu, 2012 yılından beri Bilgisayar Mühendisi olarak çalışmaktadır. 2017 yılında Mesnet Bilişim Teknolojileri şirketini kurmuş ve Mespact Dijital İmza Uygulaması’nı geliştirmiştir.