Son yıllarda teknolojide yaşanan hızlı dijital dönüşüm gelişmeleri ile beraber robotik süreç otomasyonu ve çalışma biçimlerinin değişmesiyle ilgili gelişmeler dikkat çekmektedir. Firmalar iş akışını düzenlemek, günlük görevleri otomatikleştirmek ve çalışan bireylerin katma değerli alanlarda çalışmaya odaklanmalarını sağlamak için robotik süreç otomasyonundan mümkün olduğunca yararlanmaya çalışıyor. Bilgi teknolojileri görevleri, insan kaynakları ve muhasebe süreçleri gibi zaman alan görevleri otomatikleştirmeye destek olarak işlerin akıcı bir şekilde ilerlemesini sağlayan RPA pek çok firma arasında giderek daha yaygın kullanılmaya başlamıştır. Bu teknoloji manuel işlemde karşılaşılabilecek insan hatalarını en aza indirmeye yardımcı olmak konusunda oldukça faydalıdır. RPA; büyük veri, yapay zekâ, makine öğrenimi ve konuşma tanıma teknolojileri gibi birçok alandaki yeni gelişmeler ile arka ve ön bürodaki kural tabanlı süreçleri (rule-based processes) otomatikleştirebiliyor. Robotik süreç otomasyonu (Robotic Process Automation) yazılım robotlarının, bir kişiyi taklit ederek daha önceden tanımlanmış birçok görevi yapmasını sağlamaktadır. Bu teknoloji, sizin yerinize e-postalarınızı kontrol edebilir, fatura kesebilir, izin verilen uygulamalara girerek görevlerini hatasız bir biçimde sonlandırıp sistemden çıkış yapabilir. Robotik süreç otomasyonu bu ve benzeri süreçlerinizin otomatikleşmesine imkân tanır. Robotik süreç otomasyonunun en dikkat çeken özelliklerinden biri de sistem yenilemesi veya BT alt yapı değişikliği ihtiyacı olmamasıdır. RPA, mevcut alt yapınıza rahatlıkla entegre edilebilen yeni bir teknolojidir. Firmanızın verimliliğini artırmanızda kilit bir rol oynarken maliyetlerinizi daha rahat kontrol etmenize imkân tanır.
Robotik Süreç Otomasyonu RPA Nedir?
RPA en temel ifadeyle dosya ve klasörleri taşımak veya belgelerden veri çıkarmak gibi yinelenen, kural tabanlı görevleri otomatikleştirmek amacıyla kullanılan bir yazılımdır. Tekrarlanan bu işleri bireylere bırakmak yerine RPA botları bu görevleri daha hızlı bir biçimde yapabilir. Robotik süreç otomasyonu, şirketlerin akıllı otomasyon ile operasyonlarda fayda sağlayan bir araçtır. Herhangi bir platformda kurulumu ve çalışması oldukça kolaydır. RPA ile yazılım robotları kişilerin, bir işi yaparken yazılım sistemleri üzerinde gerçekleştirdiği adımları ve hareketleri öğrenip taklit ederek programlara girebilir, veri işleyebilir ve analiz yaparak sonucu raporlayabilirler. Dolayısıyla zaman ve emek alan birçok departmanda görevleri otomatikleştirmek hem çalışanlara hem de işletmelere kazanç sağlar. Hata riskinin azalmasıyla iş kalitesi ve müşteri memnuniyetinde önemli ölçüde artış gerçekleşir. Sağladığı otomatik çözümler ile 7/24 çalışabilir ve böylelikle işlerin aksamasını da ciddi bir şeklide engeller.
RPA Kullanmanın Avantajları
- Daha faydalı müşteri hizmeti sağlar,
- İş operasyonlarının ve süreçlerin düzenlemelere uygunluğunu sağlar,
- İş süreçlerin çok hızlı sonlanmasına imkân tanır,
- Verilerinin sayısallaştırılması ve denetlenmesi ile beraber gelişmiş verimlilik avantajı sunar,
- Manuel ve yinelenen görevler için maliyet tasarrufu yaratır,
- Ekip üyelerinin daha verimli ve üretken olmalarını sağlar,
- Mevcut sisteme ve altyapıya kolayca entegre edilir,
- Tüm bilgisayar teknolojileriyle uyumludur,
- Her ölçekteki firmaya rahatlıkla uyum sağlar,
- Kurum maliyetlerini düşürür,
- İş süreçlerinde çevikliği arttırır,
- İş süreçlerini bütün yönleriyle yeniden değerlendirme olanağı sunar,
- Hata ve risk payını sıfıra indirir aynı zamanda kaliteyi arttırır,
- Firmalara katma değer sağlar,
- Tutarlı sonuçlar elde edilmesini sağlar,
- 7 gün 24 saat çalışarak rutin görevleri tamamlar,
- Operasyonel iş yüklerini en aza indirir,
- İşlem döngü süreleri daha çabuktur,
- Rutin işleri her zaman aynı şekilde gerçekleştirirler.
RPA ile Yapay Zekânın Farkları Nelerdir?
RPA, iş sürecinde standartlaşmış günlük görevleri yapmak için yazılım robotlarının kullanılmasıyla çalışır. Robotlar her zaman aynı işleri bireylerden daha hızlı ve hatasız bir biçimde gerçekleştirir. Dolayısıyla hız ve verimlilik artarken maliyetleri ve hataları da minimuma indirir. Çalışanlar ise robotların yapamayacağı yüksek değerli görevlere odaklanmak için gereken zamana sahip olur. Fakat elbette RPA’nın yeteneklerinin de sınırları vardır. Robotlar, rutin görevleri kişilerden daha hızlı ve doğru bir şekilde yerine getirirken programlandığı görevler dışında başka bir şey yapamaz. Yapay zekâ ise tam olarak bu aşamada devreye girer. Yapay zekâ (AI), bireyin karar verme sürecini taklit edebilir. Hatta verilerdeki kalıpları kişilerin gerçekleştiremeyeceği kadar hızlı belirleyip analiz ederek, karar alırken görevini nasıl geliştireceğini öğrenebilmektedir. Çalışanların verileri bir sistemden diğerine manuel bir şekilde aktarması yerine robotik süreç otomasyonu gönderilen fatura formlarında daha önceden belirlenmiş yerlerden gerekli verileri alıp ve yine daha önceden belirlenmiş sistemlere gönderebilir. Bu noktadan sonra iş süreci boyunca daha karmaşık işleri yapmak için yapay zekâdan yararlanılabilir. Yapay zekâ faturaları içeren e-postaları belirleyebilir ve bu faturaları işlenmek üzere robotlara gönderebilir. Yapay zekâ, onaylanan faturaları ödeme sistemlerine gönderirken, reddedilen faturaları işlem sonrası aşamaları belirleyecek olan kişilere yönlendirebilir. Özetle, RPA çalışanların yapması zorunlu olmayan ve yinelenen görevleri robotlara devrederken, yapay zekâ daha karmaşık iş süreçlerini iyi bir şekilde taklit edebiliyor. Bu iki teknolojinin birleşimi, şirket çalışanlarının verimliliğini arttırırken, rutin görevleri tamamen robotlara devretmesiyle hatasız iş süreçleri gerçekleştirmesini sağlıyor.
Hangi Şirketler RPA Kullanmalı?
Robotik süreç otomasyonu otomotiv, havayolu, kimya sanayi, insan kaynakları, taşıma sanayi, dağıtım, eğitim, eğlence, restoran, yönetim, müşteri hizmetleri, sosyal hizmetler, sağlık hizmetleri, iletişim, lojistik, profesyonel hizmetler, perakende, taşımacılık ve muhasebe gibi alanlarda kullanılabilen önemli bir teknolojidir. Buna göre robotik süreç otomasyonu sistemlerin kullanıldığı sektörleri şu şekilde sıralanabilir;
- Üretim ve Sanayi sektörü,
- Enerji ve Kamu sektörü
- Sigortacılık sektörü,
- Bankacılık sektörü,
- Finans sektörü,
- E- ticaret platformları,
- Teknoloji ve Telekomünikasyon sektörü.
Bu departmanlarda robotik süreç otomasyonu ile neler yapılabilir kısaca bahsedelim;
- İnsan kaynakları, RPA ekip üyelerinin bilgilerini ve zaman çizelgesi gönderme süreçlerini güncelleyerek, onboarding ve offboarding olmak üzere pek çok insan kaynakları iş süreçlerini otomatikleştirebilir.
- Finans departmanı, RPA hesap açılışlarını ve kapanışları otomatikleştirme, döviz ödemeleri ve sigorta taleplerini işleme koymak amacıyla kullanılabilir.
- Muhasebe, firmalar işlem raporlama ve bütçeleme için robotik süreç otomasyonunu kullanabilirler.
- Müşteri hizmetleri, robotik süreç otomasyonu e-imzaların doğrulanması, otomatik onay ya da reddetmeler için bilgilerin doğrulanması ve taranan belgelerin yüklenmesi gibi iletişim merkezi süreçlerini otomatikleştirerek firmaların daha iyi müşteri hizmeti sunmasına imkân tanır.
- Sağlık hizmetleri, kurumlar talepleri, hesap yönetimini, faturalandırma, talepleri ve raporlama işlemlerini yürütmek için robotik süreç otomasyonunu kullanabilirler.
- Tedarik zinciri yönetimi, satın alma, stok seviyelerini izleme, sipariş işleme ve ödemeleri otomatikleştirmek robotik süreç otomasyonunu için kullanılabilir.
RPA Kullanmak İsteyen Şirketlere 10 Tavsiye
Eğer firmanızda RPA uygulamalarını başarıyla hayata geçirmek istiyorsanız, aşağıda sıralanmış olan maddeler oldukça fayda sağlayacaktır. Şirketlere bazı tavsiyeler;
- RPA projeleri departmanlar arası iş birliği gerektirir,
- Altyapınızın yeterliliğinden emin olun,
- Test sürecine gereken önemi vermek,
- Geçiş sürecini kontrollü bir biçimde sürdürmek,
- Rutin kontrollerin planlamasını yapmak,
- RPA ve beraber kullanılabilen uygulamalarla daha iyi sonuçlar almak,
- Güvenilir iş ortağı,
- Otomatik hale getirilecek ilk iş süreçlerinin seçimi,
- Şirket çapında sürece dâhil olunması,
- Doğru ürün seçimi.
Kazım Emre Akarsu, 2012 yılından beri Bilgisayar Mühendisi olarak çalışmaktadır. 2017 yılında Mesnet Bilişim Teknolojileri şirketini kurmuş ve Mespact Dijital İmza Uygulaması’nı geliştirmiştir.