Doküman Yönetim Sistemi Nedir?

Belge yönetim sistemi olarak da bilinen doküman yönetim sistemi, kuruluşların sahip olduğu dijital iş dosyalarının depolandığı elektronik dosya dolaplarıdır. Söz konusu elektronik dosya dolapları; iş dosyalarını düzenlemek, dijital imza kullanabilme özelliği sayesinde dosyaları güvenli hale getirmek, depolamak ve etiketlemek amacı ile kullanılan otomatik bir iş yazılımı çözümüdür.

Belgelerin herhangi basılı bir kopyası da herhangi bir tarayıcı üzerinden doküman yönetim sistemine yüklenebilmektedir. Bununla beraber doküman yönetim sistemleri, kullanıcıların depolanan tüm dosyaları düzenlemek için kullanılabilecek meta veriler ve etiketler girmesine izin verir.

Söz konusu belge yönetim sistemleri, kuruluş içi bilgiler gibi hassas verileri içeren belgeleri saklama konusunda da son derece güvenlidir. Çoğu doküman yönetim sistemi, yalnızca uygun personelin ayrıcalıklı bilgilere erişmesini sağlayan izin ayarlarına sahiptir.

Doğru belge yönetim sistemini seçmek, kuruluşunuzun ihtiyaçlarını göz önünde bulundurmakla başlar. Bizler de bu yazımızda sizlere belge yönetim sistemleri nasıl çalışır, türleri nelerdir ve aralarında seçim yaparken nelere dikkat edilmelidir anlatacağız.

Keyifli okumalar dileriz!

Doküman Yönetim Sistemi Nasıl Çalışır?

Belge yönetim sistemlerinin temelde 3 ana işlevi bulunmaktadır. Bu üç işlev aşağıdaki gibidir:

• Belgeleri fiziksel biçimden dijital forma çevirebilme,
• Belgeleri depolama,
• Belgeleri dağıtma.

Temel olarak, bir doküman yönetim sisteminin bu üç ana işlevi yerine getirebiliyor olması beklenmektedir.

Belge Yönetim Sistemi Farklı Kaynaklardan Belge İçerebilmelidir

Burada bahsedilen farklı kaynaklar, belgelerin fiziksel biçimden dijital biçime dönüştürebilmesi ile alakalıdır. Kısacası doküman yönetim sistemleri, çeşitli kaynaklardan çeşitli belgeleri dijital olarak içerebilmelidir. Bahsedilen kaynakların bazıları aşağıda gösterilmiştir:

• Fiziksel kağıt dosyalar,
• E-postalar ve ekler,
• CRM ve ERP gibi harici uygulama ve yazılımlar,
• Sisteme manuel olarak kaydedilen kullanıcılar tarafından oluşturulan içerikler.

Belgeler hangi kaynaktan alınmış olursa olsun BYS’ye yüklendikten sonra BYS, bu belgeleri genellikle meta verilerle birlikte indekslemeli ve sınıflandırmalıdır.

Doküman Yönetim Sistemleri Merkezi Bir Depo Olarak Hizmet Vermelidir

Doküman yönetimi için kullanılan sistemlerin temel işlevi, merkezi depo olarak hizmet etmektir. Birçok temel BYS, iş süreçleri ile bağlantılı kritik belgelerin tümünü sisteme taşıyabilecek bir alt yapıya sahip olmalıdır. Bu, büyük bir transfer projesini işaret ettiğinden belge yönetim sistemleri, gelişmiş ve akıllı bilgi yönetim çözümleri ile entegre halde çalışmayı desteklemelidir. Böylelikle entegrasyon sayesinde sistemler bozulmadan kolayca aktarılabilir.

Bilgi yönetim sistemlerinin merkezi bir depo olarak hizmet vermesindeki önemli bir diğer faktör ise güvenliktir. Merkezi bir depolama sistemine sahip olmak, kurumsal bilgilerin ve hassas verilerin kötü niyetli aktörlerden korunmasına yardımcı olur. Gelişmiş ve dinamik izinler sunan bir BYS, belirli belgelere kimlerin erişimi olduğunu kontrol edebilir.

Doküman Yönetim Sistemleri Doküman Arama ve Erişimi Kolaylaştırmalıdır

Bir doküman yönetim sistemi, kullanıcıların bilgiyi bulmasını kolaylaştırmalıdır. Meta veriler ile tüm dosyalar etiketlenir ve böylece çok sayıda parametre tarafından bulunabilirler. Örneğin, bir faturanın meta verileri şu şekilde etiketlenebilir:

• Faturanın tarafları,
• Önemli tarihler,
• Tutar,
• İş birimi veya departman,
• Verilen hizmetlerin veya satın alınan ürünlerin açıklaması.

Belgenin meta verilerine eklenen tüm bu bilgilerle sayesinde aramalar daha iyi sonuçlar verir ve kullanıcılar belgeleri daha hızlı ve basit bir şekilde alabilir.

Doküman Yönetim Sistemleri Nerelerde Kullanılır?

İlgili sistem şirket belgelerini otomatik olarak organize etmek , güvenli hale getirmek, dijitalleştirmek ve sınıflandırmak için kullanılır. Bu da onlara erişmeyi, düzenlemeyi ve paylaşmayı kolaylaştırır. Başlangıçta şirketler operasyonlarını kağıt belgeler üzerinden sürdürürken gün geçtikçe belge yönetim sistemlerine olan ihtiyaç arttı. O zamandan beri belge yönetimi, kurumsal teknoloji alanında daha merkezi bir rol üstlenerek iş akışlarını kolaylaştırdı.

Doküman Yönetim Sistemi Türleri

Nasıl sınıflandırıldıklarına bağlı olarak birkaç farklı belge yönetim sistemi türü vardır. Bunlar bulut ve şirket içi belge yönetim sistemi ve klasör tabanlı ve klasörsüz sistemler olmak üzere ikiye ayrılır.

Bulut tabanlı belge yönetim sistemleri, dosyalarınızı bulutta depolayarak internet bağlantısı olan her yerden erişilebilir hale getirir. Klasör tabanlı olanlar ise sistem içindeki klasörlerin ve alt klasörlerin geleneksel dosya yapılarını kullanır. Bu tür bir sistemde, bir belgenin nerede saklandığı önemli değildir. Önemli olan tek şey belgenin ne olduğudur ve bu da meta verinin bir işlevidir.

Etkili Bir Belge Yönetim Sisteminin Temel Özellikleri Nelerdir?

Belirtildiği gibi bir belge yönetim sistemi, daha akıllı bilgi yönetimi uygulamalarını sağlayan çeşitli özelliklere sahip olabilir. Bu sistemlerin bazı temel özellikler şunları içerir:

Arama

Etkili bir BYS; kullanıcıların belge tanımlayıcılara, meta verilere, ilişkilere ve içeriğe dayalı belgelere ve bilgilere ulaşmasına yardımcı olur.

Meta veriler

Günümüz problemlerinden biri çalışanların kötü adlandırılmış veya dosyalanmış belgeleri bu nedenler sebebi ile rahatça bulamamasıdır. BYS’de bilgi, türüne bağlı olarak meta verilerle etiketlenir. Yani ihtiyaç duyulduğunda aynı bilgiler, farklı kriterler kullanılarak aranabilir ve bulunabilir.

Entegrasyonlar

Birçok belge yönetim sistemi; e-posta, ağ klasörleri, CRM, ERP, ECM ve birçok diğer iş sistemleri ile entegre olur.

Sürüm kontrolü

Sürüm kontrolü özellikleri, bir belgenin en son sürümüne erişim sağlar. Sürüm kontrolü ve takibi, neyin değiştiğini, değişikliği kimin yaptığını ve değişikliğin ne zaman yapıldığını görmeyi kolaylaştırır.

Ölçeklenebilirlik

Bir şirket bir doküman yönetim sistemi seçerken o sistemin ölçeklenebilirliğine dikkat etmelidir. Mevcut ihtiyaçların ötesine bakarak, işletmenin büyümesine veya değişmesine uyum sağlayan gelişmiş özelliklere sahip bir BYS elzemdir.

Güvenlik

Bir belge yönetim sistemi; erişim izni ve kontrol özellikleri, denetim izleri, birleşik kimlik doğrulama, aktarım sırasında ve hareketsiz durumda kurumsal dosya şifreleme, izinsiz giriş algılama, veri kaybı önleme, yüksek kullanılabilirlik ve çok daha fazlası gibi sağlam güvenlik özellikleri sağlamalıdır .

Kullanılabilirlik

Bir BYS, işletme için temel teknoloji haline geldiğinden kolay erişilebilirlik, çok az veya hiç kesinti süresi ve kullanımı kolay özelliklerle kullanıcı deneyimini iyileştirmelidir. Çalışanlar dosyalara kolayca erişebilmeli, yönetebilmeli ve gezinebilmelidir.

İş birliği

Sistem; proje belgesi yönetimi, görev izleme, iş akışları, birlikte yazma ve kullanıcılar arasında belgelerin kolay paylaşımı gibi özellikleri sağlamalıdır. Bununla beraber kullanıcılar belgeler üzerinde paylaşımda bulunabilmeli ve işbirliği yapabilmelidir.

İçerik zekası

Bazı gelişmiş belge yönetim sistemleri yapay zeka kullanır. Yapay zeka meta veri alanlarını doldurarak, belirli veriler için dosyaları tarayarak ve iş açısından kritik verileri dağınıklıktan ayırarak belgelerin sınıflandırılmasına yardımcı olabilir.

Uzaktan Çalışma

Bulut tabanlı bir doküman yönetim sistemi, kullanıcıların dosyalara her yerden ve herhangi bir cihazdan erişmesine olanak tanır. Bu da, her yerde uzaktan çalışmayı sağlar.

Doküman Yönetim Sistemi Kullanmanın Faydaları Nelerdir?

Bir belge yönetim sistemi işi daha kolay, daha üretken ve daha verimli hale getirmeli; personelin saatlerce süren sıkıcı görevlerden ve ihtiyaç duydukları belgeleri hızlı bir şekilde bulamama sıkıntısından kurtarmalıdır. Başlıca faydaları aşağıdakileri içerir:

Artan Verimlilik

Çalışanlar belge aramak veya manuel, tekrarlayan görevlere yönelmek için daha az zaman harcarlar. Bu da, değerli işlere ayırmak için daha fazla zamana yol açar.

Azaltılmış Güven Açığı Riski

Bilgileri güvende tutmak ve dinamik erişim kontrolleri uygulamak, bilgi güvenliği riskini azaltır. Öngörülemeyen bir yangın veya sel durumunda, belgeler kağıt yerine bulutta depolandığında kurtarma işlemi çok daha kolaydır.

İyileştirilmiş Uyum Önlemleri

Birçok iş belgesi için uyumluluk gereksinimleri karmaşık ve zorlayıcı olabilir. Bir doküman yönetim sistemi, düzenleyici gereksinimleri karşılamak için önemli belgeleri otomatikleştirir. Bu da, kuruluşların para cezalarından, iptal edilen lisanslardan ve cezai sorumluluktan kaçınmasına yardımcı olur.

Hızlı ve Kolay Belge Arama

Meta veri tabanlı bir BYS, doğru belgeyi bulmayı hızlı ve kolay hale getirir.

Bir Belge Yönetim Sistemi Nasıl Seçilir?

Belge yönetim sistemi seçerken aşağıdaki özellikleri aramalısınız:

• Belge saklama: Bir belge yönetim sisteminin en temel ve kritik işlevi, şirketinizin belgelerini güvenli ve kolay aranabilir bir şekilde saklayabilmesidir.
• Anahtar kelime arama: Sağlam bir belge yönetim sistemi, belirli anahtar kelimelere dayalı olarak herhangi bir belgeye kolayca erişebilmeniz için geniş bir anahtar kelime arama seçeneğine sahiptir. Bazı sistemler, bir belgeyi veya belge grubunu bulmayı kolaylaştıran meta veriler ve etiketler içerir. Örneğin; tüm faturalarınızı “fatura” olarak etiketlemek, bu türdeki tüm belgeleri basit bir arama ile incelemenizi kolaylaştırır.
• Belirli belgelere izin verilen erişim: Katmanlı izinler oluşturarak, belirli çalışanların belirli belgelere erişmesini sağlayabilir ve diğer herkesin bunları görüntülemesini veya düzenlemesini engelleyebilirsiniz.
• Belge erişimi izleme araçları: Bu araçlar, şirketinizde kimlerin hangi belgelere eriştiğini izlemenize olanak tanır. Bu, küçük işletme sahipleri için gizli belgelerinin gizli kalmasını sağlamak için önemli bir güvenlik özelliğidir.
• Belge düzenleme geçmişi ve geri yükleme: Bir doküman yönetim sistemi, belirli bir belgeyi kimin düzenlediğini görebilmeniz için düzenleme geçmişi ve geri yükleme seçeneklerine sahip olmalıdır. Sürüm oluşturma, revize edilmiş belgelerin eski sürümlerini hatırlamanıza ve hangi kullanıcıların hangi zamanda hangi değişiklikleri yaptığını tam olarak görmenize olanak tanır.
• Eski belgelerde otomatik silme: Belge yönetim sistemleri, depolama alanını boşaltmak için otomatik kaydetme ve silme için düzenleme kontrolleriyle birlikte gelir.
• Mobil cihaz erişimi: Şirket belgelerinize mobil cihazınız üzerinden erişebilmelisiniz. Mobil belge yönetimi yetenekleri tipik olarak belgeleri görüntüleme, düzenleme ve paylaşmayı içerir.