Bir iş akış yönetimi sistemi; süreçlerin tanımlanması, modellenmesi, izlenmesi ve optimizasyonun sağlanması yoluyla süreç eşlemesini sağlayan bir araçtır. Etkili bir BPM, zaman tasarrufu sağlamak ve süreçlerinizi maksimum verimlilik için başarılı bir şekilde optimize etmenize yardımcı olur. Diğer yandan optimal olmayan bir sistem, kullanımı zor bir sistemi beraberinde getirir ve iş süreci yönetiminin faydalarını sağlayamaz.
Bu yazıda iş süreçleri yönetim sistemleri ile ilgili bilmeniz gerekenleri ve bu sistemde mutlaka bulunması gereken 11 özelliği anlatacağız.
Keyifli okumalar!
İş Akış Yönetimi BPM Nedir?
İş süreçleri yönetimi, bir şirketin iş süreçlerini iş stratejisiyle uyumlu hale getirmesini sağlar. Bu da şirketin genel performansını iyileştirir ve organizasyonunun belirli bölümlerindeki iş faaliyetleri daha etkili performans gösterir.
Çoğu iş süreci yönetim sistemi (BPM), şirketlerin, şirketin genel performansını iyileştirmek için karmaşık ve zaman alan süreçlerini ve iş akışlarını tasarlamasına, yönetmesine ve yürütmesine yardımcı olur. BPM’ler, şirketlerin rekabet avantajı yaratması, operasyonel verimliliği artırması, müşteri hizmetlerini ve süreç kalitesini iyileştirmesi ve süreçleri sürekli iyileştirmesi için değerli otomasyon araçları olarak hareket ederler.
Modern bir BPM çözümleri seti üst düzey dijital dönüşümler, robotik, süreç otomasyonu ve entegrasyon yetenekleriyle doludur. BPM çözümleri bu nedenle geleneksel çözümlerden daha gelişmiş ve esnektir. Ancak, tüm BMP çözümleri aynı değildir. Bu nedenle seçim yaparken kullanımı kolay, güvenli ve çok çeşitli iş ihtiyaçlarını karşılayacak kadar esnek ve zengin özelliklere sahip bir BMP çözümü seçmelisiniz.
Bir İş Süreçleri Yönetim Sisteminde Olması Gereken 11 Özellik
Bir iş akış yönetimi sisteminde olması gereken 11 özellik aşağıdaki gibidir:
Görsel İş Akışı Modelleme
Kullanıcıların bir iş akışı motorunda bir sürecin akışını yakalaması ve tasarlaması gerekir. Süreci uygulamak için kodlamanın gerekli olduğu bazı araçlar vardır. Bir kodlama modeli, süreç akışınız üzerinde tam kontrol sahibi olmanızı sağlayabilir.
Görsel veya grafiksel bir iş akışı özelliği, süreçleri tasarlamanıza ve hızlı bir şekilde harekete geçirmenize olanak tanır. Kullanıcılarınızın aracı kullanmak için aşırı derecede bilgili olmalarına gerek yoktur.
Kontrollü Kullanıcı Erişimi
Çok kullanıcılı bir ortamda hassas bilgilere kontrollü erişim çok önemlidir. Kullandığınız belgeler, veriler ve formlar gizlidir ve BPM yazılımınız,erişimin kısıtlanmasını ve kontrol edilmesini sağlayan bir özelliğe sahip olmalıdır.
Bir formdaki belirli alanları belirli kullanıcılarla ve hatta belirli durumlarla sınırlamak isteyebilirsiniz. Bir iş süreci yönetimi yazılımı, tüm erişim kombinasyonlarını yönetmenize izin verir ve hassas bilgilere kimlerin eriştiği üzerinde tam kontrol sağlar.
Değişiklikleri Kolayca Yapabilme
Bazen en iyi iş süreci yönetim sisteminde bile hatalar olur. Duruma hızlı tepki verme ve sürecin gidişatını düzeltme özelliğine sahip olmalısınız. Veya bazen, süreçteki bir değişikliği yönetmeniz gerekebilir. Her seferinde bir teknik uzmana güvenemezsiniz. Yöneticileriniz veya üst düzey kullanıcılarınız bu durumları en az çabayla kendileri yönetebilmelidir.
Yazılım Entegrasyon Yeteneği
Temel yazılımınızla veya diğer programlar ile bütünleşemeyen bir iş akış yönetimi çözümü işe yaramaz. CRM, API ve RPA gibi entegrasyon özellikleri olmadan, BPM sisteminiz bir süreç oluşturan etkinlikleri birlikte sıralayamaz.
Ayrıca, verileri manuel olarak sağlamayı kendinize görev edinirseniz, uyguladığınız süreç otomasyonundan esasen hiçbir şey elde edemezsiniz. BPM, süreç çerçevenizin birbirine bağlılığını sürdürmek için temel yazılım entegrasyon metodolojilerine izin vermelidir.
Kurumsal Framework Modelleme
Geniş bir kullanıcı tabanına uyum sağlama yeteneği, sahip olunması gereken bir BPMS özelliğidir. Kurumsal framework modelleme, on veya bin kullanıcıyı yönetiyor olmanızdan bağımsız olarak süreç yönetiminde verimliliği korumanıza olanak tanır.
Geniş bir kullanıcı tabanıyla sunulduğunda farklı performans gösteren bir BPM aracı, muhtemelen büyüdüğünüz zaman bir noktada takılıp kalacaktır. İş süreci yönetimi aracınızın, kuruluşunuzun boyutunu değiştirmeye karşı savunmasız olduğundan ve yeni süreçleri sorunsuz bir şekilde düzenleyip otomatikleştirebildiğinden emin olun.
Veri Entegrasyonu
Veri içermeyen bir süreç, yalnızca bir dizi yönergedir. İş akışı yönetiminiz, gerekli sonucu elde etmek için her aşamada akan sürekli bir sayısallaştırılmış veri kaynağına ihtiyaç duyar. Her bir süreç, tüm BPM yaşam döngüsünün bir parçasıdır ve dolayısıyla birbiriyle ilişkilidir. İş akış yönetimi yazılımınız veri akışını tüm süreç, ekipler, araçlar ve departmanlar arasında sorunsuz bir şekilde bağlamalıdır. Buradaki veri kullanımı, hayati iş içgörüleri elde etmek için nihai sonuç verilerinin işlenmesi anlamına gelir. İçgörüler, ideal iş hedeflerine karşı mevcut süreç performansını sorunsuz bir şekilde ölçmenize yardımcı olacaktır.
Basitleştirilmiş Kullanıcı Deneyimi
Güçlü bir iş akış yönetimi yazılımı edinmek, ekiplerinizin optimum süreç verimliliği elde etmesine yardımcı olacaktır. Ancak bu yazılımlar bunu yaparken kullanıcı dostu olmalıdır. En güçlü teknoloji bile kullanıcının işini kolaylaştırmak için üretilmiştir. Düşük kod modeli ve görsel iş akışı motorları ile kullanıcı deneyimini güçlendiren bir BPM paketi aramalısınız. Ekipler, hizmet masası aracılarından çok az yardım alarak kendi süreçlerini oluşturabilmeli ve çalıştırabilmelidir.
Bölümler Arası İş Birliği
İş faaliyetleri, bağlamsal işbirliği ve zaman zaman veri paylaşımı gerektirir. Her sürecin uçlarını birbirine bağlamak ve tam şeffaflık sunmak için yapabileceğiniz en iyi şey, işin gerçekleştiği yerde işbirliğini mümkün kılmaktır. Belge paylaşımından onay ve sorun yönetimine kadar, hem paydaşlar hem de nihai iş süreçleri arasında işbirliği kolaylaştırılmalıdır. Ekipleriniz, girdileri istendiğinde otomatik olarak bilgilendirilecek ve derhal işbirliği yapacaktır.
Mobil Uyumlu Olma
Süreç yönetimindeki esneklik, işleme aracınızın tek bir kullanıcı arabirimiyle sınırlı olmadığı anlamına gelir. Ekipleriniz, iş akış yönetimi çözümünün hareket halindeyken onları destekleyebilmesini bekler. Onları dizüstü bilgisayarlarına veya bilgisayarlarına bağlayan çözümler iyi karşılanmayacaktır.
Artan erişilebilirliği ve süreç iyileştirmeyi teşvik etmek için ekipleriniz için bir mobil uyumluluk özelliği aramalısınız. Modern iş akış yönetimi çözümleri paketi, üst düzey dijital dönüşüm, robotik süreç otomasyonu ve entegrasyon yetenekleriyle doludur. BPM sisteminizi tamamlamak için bu teknolojilerden yararlanın.
Benzersiz Vaka Yönetimi
BPM sisteminiz, tipik bir BPM kullanım durumu için yeterince yapılandırılmamış durumlara hızla uyum sağlayabilmelidir.
Gerçek Zamanlı Raporlama ve KPI değerlendirmesi
Süreç izlemeden topladığınız bilgiler, etkili iş kararları vermenize yardımcı olabilir. İdeal bir BPM sistemi, süreç yaşam döngüsünün her önemli adımında gerçek zamanlı raporlar sunabilmelidir. Raporlar; ekonomik zorlukları, verimsizlikleri ve iyileştirme alanlarını belirlemek için süreçlere ilişkin eksiksiz bir görünürlük sağlar.
Kazım Emre Akarsu, 2012 yılından beri Bilgisayar Mühendisi olarak çalışmaktadır. 2017 yılında Mesnet Bilişim Teknolojileri şirketini kurmuş ve Mespact Dijital İmza Uygulaması’nı geliştirmiştir.